仕事を効率化できる無料アプリ8選!導入するメリットとポイントを解説

仕事を効率化できる無料アプリ8選!導入するメリットとポイントを解説

近年はIT技術が著しく発展したことにより、友人と簡単にコミュニケーションを取れるアプリや、スケジュールを管理できるアプリなどさまざま提供されています。

アプリを使うことで仕事を効率化させることが可能なのですが、「どのアプリが良いんだろう?」と悩んでいる方は多いのではないでしょうか?

この記事では仕事を効率化できるビジネス向けアプリを8個ご紹介します。

アプリを導入するメリットやポイントもご紹介しているので、ぜひ最後まで読んでみてください。

仕事を効率化できるアプリ8選

アプリは大きく「プライベート向け」と「ビジネス向け」に分けられます。

コミュニケーションアプリとして有名な「LINE」などはビジネス向けというよりかは、プライベート向けに作られたアプリです。

プライベート向けのアプリを導入しても仕事を効率化させることは難しいので、この記事ではビジネス向けに作られたアプリを8個ご紹介します。

Gmail

Gmailは世界的に有名な「Google」が提供しているメールサービスです。

1つのGoogleアカウントで5つのメールアカウントを管理できて、サイズが大きいファイルも「Googleドライブ」を使用することで送信できます。

多くの企業が導入しているサービスになるため、スマートフォンアプリを導入することで仕事を効率化させることが可能です。

Microsoft Office Lens

Microsoft Office Lensとは、「Microsoft社」が提供しているOCR機能を備えたスキャナーアプリです。

OCR機能とは画像データから文字を認識して、検索・編集可能な文字データとして取り込める機能で、ホワイトボードや書類を簡単にデータ化できます。

また「Word」や「Excel」などのオフィス文書に変換できて、PDF形式の保存にも対応しています。

これほど手軽に文字をデータ化できることで、仕事を効率化させることが可能です。

Chatwork

Chatworkとは、約26万社以上が導入しているビジネスコミュニケーションに特化したアプリです。

チャット機能からファイル送信機能などビジネスシーンをスムーズに進めるための機能が充実いていて、chatworkを導入することで仕事の効率化を図れます。

そしてPC・タブレット・スマホ版のアプリが提供されているため、外出先でもスムーズにコミュニケーションを取れます。

Todoist

Todoistとは、「doist」という団体が開発して提供しているタスク管理アプリです。

世界各国で提供されているアプリで約700万人のユーザーが使っていると言われています。

さまざまなデバイスでタスクの管理・追加が行えて、多機能でありながらもシンプルな作りになっていて非常に使いやすいです。

簡単にタスク管理やスケジュール管理が行えるため、やり忘れなどを無くして、仕事を効率化させられます。

そしてGoogleカレンダー・Dropbox・Toggl・IFTTTなどのサービスと連携させることが可能です。

freee

freeeとは、freee株式会社が提供している会計ソフトウェアです。法人の導入率は6割を超えていて、PC・タブレット・スマホに対応しています。

freeeを使用することで経理や簿記に関する知識がなくても決算書を作成できて、分からないことはメールでサポートしてくれるサービスまで用意されています。

そしてマイナンバーカードがあれば自宅から電子申告が可能で、freeeのサービスを最大限に使用することで仕事の効率化を図れます。

タイムツリー

タイムツリーとは、スケジュールを共有することを前提に作られたカレンダーアプリです。

近年は手帳ではなくアプリでスケジュールを管理している方は多く、アプリで管理することで社内・組織で共有できます。

タイムツリーでは共有カレンダーに予定を入れると、共有している全員に通知が送られて、自動的にスケジュールを共有できます。

今まではメールもしくは電話でスケジュールを共有していたと思うので、タイムツリーを使用するだけで仕事を効率化させられます。

LastPass

LastPassとは、パスワードを管理できるアプリです。

プライベートで使用するものは1つのパスワードにまとめている方が多いと思いますが、ビジネスでは不正なアクセスを防ぐ対策として1つ1つのパスワードを変えるようにしていると思います。

しかし1つ1つのパスワードを管理することは難しいですし、効率的ではありません。

LastPassを使用すると、LastPassアカウント上でパスワードを管理できて、長くて安全性に優れた個別のパスワードを作成してくれます。

そのためパスワードを管理する手間が省けて、仕事の効率化を図れます。

Sansan

Sansanとは、「株式会社Sansan」が提供している法人向けのクラウド名刺管理アプリです。

名刺をスマホで撮影することで簡単にデータとして保存できて、PC・タブレット・スマホに対応しています。

さらに法人向けに作られているため、名刺から取り込んだ情報を会社全体で一括管理することが可能です。

そして「株式会社Sansan」では個人向けのアプリ「Eight」も提供しています。

Sansan同様に簡単にデータとして保存することが可能で、メモ機能も用意されています。

SansanもしくはEightを使用することで、名刺を管理する手間が省けて仕事を効率化させられます。

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アプリを導入するメリット

仕事を効率化させられるアプリをお伝えしましたが、アプリを導入することで、具体的にどのようなメリットがあるのか把握することが大切になります。

メリットを把握することで、より仕事を効率化させられます。

ビジネス向けのアプリを導入するメリットを2つご紹介します。

空き時間に仕事を進められる

1つ目のメリットが「空き時間に仕事を進められる」ということです。

アプリを導入していない場合はPCがなければ仕事を進めることができずに、移動中などには仕事を進められなかったと思います。

しかしアプリを導入することでスマホからでも仕事を進めることができるようになり、移動中でも効率的に仕事を進められます。

アプリを導入することで一気に手軽になり、空き時間に仕事を進められるというメリットが生まれます。

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社内・組織でのコミュニケーションが手軽になる

2つ目のメリットが「社内・組織でのコミュニケーションが手軽になる」ということです。

上記でお伝えした「chatwork」や「タイムツリー」などを導入すると、アプリ上でコミュニケーションを取ることができて、電話やメールをする必要がなくなります。

特に電話する必要がなくなることは、ビジネスマンにとっては大きなメリットになるでしょう。

電話は相手の都合が影響しやすいですが、アプリでは相手が都合の良いタイミングで、コミュニケーションを取れるため圧倒的に手軽になります。

アプリを導入する際のポイント

アプリを導入することで仕事を効率させられることは理解していただけたと思います。

しかし、アプリを導入しただけでは仕事を効率化させることはできません。

導入する際にはいくつか抑えておきたいポイントがあります。

アプリを導入する際のポイントをいくつかご紹介するので、参考にしてみてください。

導入する目的を理解する

仕事の効率化を図るためにアプリを導入する際は、目的を理解するようにしてください。

そのアプリを導入する目的を理解していない状態ですと、仕事を効率化させることは難しいです。

そのため「なぜこのアプリを導入するのか」という目的を理解してうえで、導入するようにしてください。

もし社内・組織規模で導入する場合は、より細かな目的まで理解させる必要があります。

目的を考えずにアプリを導入することには、注意が必要です。

一気に複数のアプリを導入しない

上記では仕事の効率化を図れるアプリを8つお伝えしましたが、一気に導入することはおすすめしません。

上記でお伝えしたアプリは非常に使いやすいのですが、使いこなせるまでは多少の時間がかかります。

そのため一気に複数のアプリを導入するのではなく、1つのアプリに慣れてから次なるアプリを導入するようにしてください。

もし一気にアプリを導入してしまうと、アプリを使いこなすまで時間がかかり、かえって不効率になります。

アプリに頼りすぎない

近年はIT技術が発展していることで、非常に便利なアプリがさまざま提供されています。

そのことで仕事を効率化させることが可能なのですが、アプリの頼りすぎには注意が必要です。

「直接伝えるのが面倒だから、chatworkで連絡するか」「タイムツリーに予定を入れているし、上司には報告しなくても良いか」という使い方には注意が必要です。

アプリの方が手軽さがあると思いますが、時には直接報告しなければいけないケースがあります。

そのため仕事の効率化を図るためには、アプリを使い分けることが大切です。

アプリ1つで仕事を効率化させることが可能

この記事では仕事を効率化させられるアプリについてお伝えしましたが、いかがだったでしょうか?

アプリ1つで仕事を効率化させることは可能で、ビジネス向けのアプリは数多く提供されています。

またIT技術は年々進化し続けているため、今後はより仕事を効率化させられるアプリが提供されると思います。

しかしアプリを導入すれば仕事の効率化を図れるわけではありません。

上記でお伝えした3つのポイントを抑えてアプリを導入することが大切です。

ぜひビジネス向けのアプリを導入して、仕事を効率化させましょう。

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